Importation programmée

Introduction

Les importations programmées vous permettent de synchroniser automatiquement différents types de données à partir de vos propres systèmes.

Cet article traitera les sujets suivant :

Vue d'ensemble de la configuration

Voici un scénario qui explique les bases de l'importation programmée :

Un système de gestion de la relation client (CRM) collecte des adresses électroniques et des numéros de téléphone de clients qui souhaitent être contactés. Un administrateur de la base de données met en place une exportation quotidienne pour enregistrer ces nouvelles adresses et ces nouveaux numéros de téléphone dans un fichier .csv. Le fichier est placé automatiquement sur le serveur SFTP de Symplify.
La fonction d'importation dans Symplify est configurée pour récupérer le fichier et venir mettre à jour une base de données.

​Notez que vous pouvez également mettre à jour vos bases de données en temps réel grâce à notre API. Pour en savoir plus, consultez cet article

La mise en place d'une importation programmée se compose de quatre étapes :

  1. Symplify vous fournit ce document, les informations de connexion à la plateforme et au SFTP.
  2. Vous créez un fichier selon les spécifications requises.
  3. Vous créez et paramétrez l'importation programmée dans Symplify.
  4. Vous vous assurez que la mappage de vos attributs est conforme. 

Symplify fonctionne avec des copies sécurisées sur SSH. Cette méthode de transfert de fichiers offre une plus grande sécurité.

Préparation de votre fichier

Sélection des données à inclure dans le fichier

Les données qui doivent être incluses dans votre fichier d'importation dépendent des données que vous souhaitez voir figurer dans vos envois ou des données à utiliser pour la segmentation.

Plus vous importez de données, plus la segmentation peut être précise. Sélectionnez des données pertinentes qui vous aideront à créer des communications intelligentes qui serviront vos objectifs d'affaire. En important des données non pertinentes, il peut être plus difficile de garder une trace de vos données de base et cela peut entraîner un temps de traitement inutile.

Les destinataires contenus dans votre votre fichier d'importation doivent être identifiés par un Identifiant Unique Symplify. Il en résulte que le fichier d'importation le plus simple doit contenir au moins deux colonnes :

  1. Identifiant unique Symplify
  2. Adresse e-mail (ou numéro de téléphone).

Le choix de l'identifiant unique est la première étape de synchronisation des données avec Symplify. Prêtez-y une attention particulière.

Format de fichier

Les données doivent être conformes aux spécifications suivantes :

  • Les données doivent être envoyées sous la forme d'un fichier texte non formaté.
  • Vous ne devez pas entourer les champs de données de guillemets ou de doubles guillemets.
  • La première ligne du fichier sera utilisée comme matrice de correspondance pour le mappage des en-tête de colonnes avec vos attributs Symplify.
  • La nouvelle ligne doit être représentée par des caractères compatibles ASCII (c'est-à-dire LF, CR ou CR+LF).
  • Les seuls caractères de contrôle ASCII autorisés sont la tabulation horizontale, l'espace, le retour chariot et le saut de ligne.
  • Les noms d'en-tête de colonne ne peuvent contenir que des caractères alphanumériques ASCII (A-Z a-z 0-9), par exemple pas d'espace, d'accents ou de soulignement.
  • Les numéros de téléphone portable doivent commencer par 00 [indicatif de pays] ou + [indicatif de pays], par exemple 0046 ou +46 (où 46 est l'indicatif de pays pour la Suède).
  • Les extensions de fichier autorisées sont .txt et .csv (+.zip si compressé).
  • Les codages de fichiers suivants sont pris en charge :
    • UTF-8 (recommandé)
    • UTF-16
    • ISO-8859-1
    • ANSI
  • Le fichier doit être structuré sous forme de tableau de sorte que chaque ligne représente une ligne de tableau avec des champs séparés par un délimiteur*. Nous recommandons l'utilisation de la tabulation ou du triple hachage (###) comme délimiteur.
  • Le fichier ne doit pas inclure de marque d'ordre d'octet (BOM).

 * Choisissez un délimiteur qui ne sera pas représenté comme un caractère de données dans votre fichier, car cela entraînera des données décalées. Évitez les délimiteurs tels que "," (virgule), ". (point), " :" (deux points) ou " ;" (point-virgule).

 

Attributs centralisé

Pour réduire le nombre d'attributs dans Symplify, il est parfois pratique de fusionner plusieurs attributs en un seul champ. Cela peut réduire considérablement le temps passé à créer des filtres et à gérer les attributs dans Symplify.

P.ex. Attribut centralisé d'intérêts = [voyage][mode][beauté][cuisine]

Pour créer un attribut centralisé, vous devrez sélectionner un nouveau délimiteur différent du séparateur principal de votre fichier. Les données concernées iront se concaténer dans le champs de destination, de manière centralisée, selon les spécifications suivantes :

  • Chaque valeur du champ centralisé doit commencer par le délimiteur dédié
  • Chaque valeur du champ centralisé doit se terminer par le délimiteur dédié

​Nous recommandons d'utiliser des parenthèses ou des crochets en angle comme délimiteurs.

NOTE IMPORTANTE : Les données d'un champ centralisé ne sont pas faite pour être présentées comme paramètre de personnalisation dans une communication puisqu'elle sont visuellement concaténées.

 

Attributs date et heure

Découvrez tout sur les attributs de type date et heure en cliquant ici

Exemples de mise en page

Voici un exemple simple de fichier avec trois colonnes  :

  1. Identifiant unique (Original ID)
  2. Prénom
  3. Adresse électronique.

La première ligne est une ligne d'en-tête de colonnes et indique comment le fichier est organisé. Le délimiteur choisi est la tabulation.

OriginalID<tab>firstname<tab>emailaddress
001<tab>paul<tab>paul.simon@example.com
002<tab>aretha<tab>a.franklin@example.com
003<tab>bruce<tab>the_boss@example.com
004<tab>madonna<tab>queen@example.com

L'exemple ci-dessous utilise la tabulation comme délimiteur principal et les parenthèses bouclées comme délimiteur pour l'attribut centralisé "categories".

OriginalID<tab>firstname<tab>emailaddress<tab>categories
001<tab>paul<tab>paul.simon@example.com<tab>{clothing}{kitchen}
002<tab>aretha<tab>a.franklin@example.com<tab>{games}{music}{home}
003<tab>bruce<tab>the_boss@example.com<tab>{health}{music}{movies}
004<tab>madonna<tab>queen@example.com<tab>{games}{clothing}{kids}

Archivage

Dès qu'une importation programmée est lancée, le fichier sera renommé comme suit :

NomDeFichier.archive.timestamp (le timestamp est la date à laquelle l'importation a commencé).

Exemple : SE_CRM.csv.archive.20190101

Détails du serveur

Vous pouvez utiliser les protocoles sFTP et FTP sur leurs ports standard. Le nom d'hôte Internet de notre serveur de fichiers est storage.carmamail.com. Votre gestionnaire de compte ou le support Symplify vous fournira l'information complète liée à votre compte.

Si vous avez des questions concernant les différentes méthodes de transfert de fichiers, veuillez contacter le support Symplify. Nous recommandons à nos clients d'utiliser le protocle sFTP car cela permet de crypter les données lors de leur transfert vers Symplify.

 

Configuration dans Symplify

Il faut être un utilisateur Admin pour pouvoir configurer les importations programmées. Rendez-vous dans Paramètres du compte > (Intégration) Importations programmées.

  • Cliquez sur Créer un nouveau fichier et sélectionnez Importer.
  • Donnez un nom à votre importation
  • Sélectionnez la liste que vous souhaitez mettre à jour.
  • Sélectionnez votre délimiteur de fichier dans le menu déroulant.
  • Choisissez si vous voulez que votre importation remplace totalement la liste actuelle ou ajoute seulement des nouveaux contacts/nouvelles données.

​Horaire

En programmant l'importation, vous indiquez à Symplify quand importer votre fichier*. Vous pouvez choisir d'exécuter l'importation tous les jours ou à des jours précis.

*Symplify se réserve le droit de modifier l'heure de l'importation.

 

Paramètres de fichier

Le dernier paramétrage à effectuer est d'indiquer l'endroit où se trouve le fichier à importer. Renseignez alors le chemin d'accès, le nom d'utilisateur et le mot de passe du FTP.

Le nom du fichier doit être un nom fixe. P.ex. SE_CRM.csv.

Saisissez le nom et le chemin d'accès vers le sFTP dans le champ Format du nom de fichier.
Si vous enregistrez le fichier dans le répertoire principal de votre compte sFTP, vous n'avez pas besoin de saisir d'autre chemin que le nom du fichier. Si vous enregistrez le fichier dans un sous-dossier, saisissez le chemin exact du fichier : CRM/SE_CRM.csv.

Utilisez les identifiants de connexion qui vous sont fournis pour vous connecter au sFTP et téléchargez le fichier à l'emplacement souhaité. Les caractères autorisés pour les noms de fichiers sont "A-Z 0-9 - _".

Pour accélérer le processus d'importation, il est possible de compresser les fichiers d'importation en format .zip.

Si plusieurs fichiers doivent être importés, chaque fichier doit être compressé dans un fichier .zip séparé.

IMPORTANT : Ne commencez pas à télécharger un nouveau fichier avant que le fichier précédent n'ait été archivé (et renommé), car vous risqueriez d'écraser un fichier qui n'a pas encore été traité.

Vérification des données

Lorsque la configuration est terminée, vous êtes responsable de vérifier que vos données sont correctement importées dans Symplify. Cela peut facilement être fait vous rendant dans la base de données de destination et en analysant les attributs présents.

 

Importation programmée de fichiers multiples

Plusieurs fichiers peuvent être importés dans la même base de données. Cela est courant si un client possède plusieurs systèmes contenant des données différentes qui doivent être importées dans la même liste. Il convient alors d'avoir un fichier maître avec des fichiers secondaires.

 

Nom et fonctionnement des fichiers

Fichier Maître

  • Doit être nommé [_]_Master.txt*.
  • Définit les destinataires actifs dans la base de données
  • Contient les identifiants uniques de ces destinataires actifs.
  • Peut également contenir des attributs par défaut Symplify (P.ex. ville, code postal) qui ne peuvent pas être pris en charge dans les fichiers secondaires.
  • Si un destinataire d'un fichier secondaire n'est pas inclus dans le fichier Maître, il sera mis à jour mais ne sera pas activé.

Fichiers secondaires ("Child")

Il existe deux types de fichiers secondaires :

A. Le fichier comporte toutes les données permettant de mettre à jour les attributs des destinataires ciblés. L'importation programmée utilisera alors l'en-tête de colonne dans le fichier pour faire correspondre les données à l'attribut dédié dans Symplify, comme pour une importation programmée régulière.

  • Le fichier doit contenir : l'identifiant unique et les attributs que l'on souhaite mettre à jour.
  • Doit être nommé [_]_Child<identifiant numérique si plusieurs fichiers enfants seront envoyés>.txt
  • Exemple : SE_CRM_Child1.txt.

B. Le fichier comporte uniquement des Identifiants uniques. C'est le nom du fichier qui indique quel attribut doit être mis à jour et avec qu'elle valeur fixe qui sera donc la même pour tous les destinataires contenus dans le fichier.

  • Doit être nommé [_]_Child_<row-header>_<propvalue>.txt
  • Exemple : SE_CRM _Child_vip_YES.txt, 
    • SE_CRM = nom de l'importation
    • Child = définit le type fichier
    • vip = l'attribut qui doit être mise à jour
    • YES = la valeur à ajouter dans les attributs des destinataires contenus dans le fichier

* [_] = est dynamique, le format de fichier peut être .txt

Note importante 

Pour que le fichier secondaire soit trouvé, il doit être placé dans le même dossier que le fichier maître et il doit être en place avant le début de l'importation prévue. Le fichier enfant doit également avoir le même encodage et le même délimiteur que le fichier maître.

Remarques 

  • il n'est pas possible d'inclure les attributs Symplify suivants dans les fichiers secondaires : ville, pays, adresse électronique, prénom, nom de famille, nom de milieu, numéro de mobile, sexe, titre, code postal.
  • Une importation de fichier enfant effacera les valeurs précédemment définies dans les attributs spécifiques.
  • Si vous ajoutez un nouveau fichier, Symplify l'inclura automatiquement dans la prochaine importation.
  • Un même attribut ne peut pas être mise à jour par plus d'un fichier secondaire.

Exemples de fichiers 

  • Fichier Maître : SE_CRM_Master.txt.
    • Contient 4 colonnes : identifiant unique, adresse courriel, sexe et zip.
  • Fichier secondaire A : SE_CRM_Child1.txt
    • Contient 3 colonnes : identifiant unique, valeur et niveau
  • Fichier enfant B : SE_CRM_Child_vip_YES.txt
    • Contient 1 colonne :  l'identifiant unique

Avec la configuration ci-dessus, les propriétés qui seront importées sont :

  • Identifiant unique (fichier maître)
  • Adresse courriel (fichier maître)
  • sexe (fichier maître)
  • zip (fichier maître)
  • Valeur (fichier secondaire A)
  • Niveau (fichier secondaire A)
  • Vip (fichier secondaire B)

 

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